Ako pracovať efektívne a ako si zorganizovať svoj pracovný čas? Tieto otázky sú zdanlivo jednoduché a určite mnoho ľudí nájde v prvej sekunde množstvo odpovedí, avšak uvedenie rôznych návodov do praxe je už zložitejšie.
Manažmentu času sa venuje množstvo odborníkov, ktorí sa snažia výsledky svojho výskumu aplikovať predovšetkým do podnikateľského prostredia.
Využiť ich však môžu aj jednotlivci na zvládanie obyčajných každodenných úloh doma, alebo v práci. Všetci chceme mať dostatočné množstvo voľného času, no všetci máme iba 24 hodín denne, z ktorými musíme vedieť hospodáriť.
Efektivita práce a Podnikanie
Hlavne v podnikaní závisí úspešnosť aj na produktivite práce a hospodárení s časom. Podnikanie, alebo riadenie úspešnej firmy je postavené na viacerých aspektoch a jedným z najdôležitejších je efektivita práce a manažment času. Určite ste už počuli vetu že namiesto toho pracovať veľa a ťažko treba pracovať múdro. Veľa podnikateľov a firiem nestroskotá na zlom nápade, ale práve na neschopnosti správne zorganizovať proces práce. Toto sa týka veľkých spoločností ako aj drobných začínajúcich živnostníkov. Inými slovami – efektivita je kľúčom k prosperite.
Ako pracovať efektívne ? Hlavne pri podnikaní musíte vedieť narábať s časom a to tak, že si určíte priority pre jednotlivé úlohy. Môžete zabiť pol dňa s vecami, ktoré sú síce podstatné a treba ich urobiť, ale nie su podstatné natoľko, aby ste ich museli robiť Vy.
V podstate je jedno či pracujete sám/a, ale ide o to rozdeliť si jednotlivé úlohy podľa priority. To znamená podľa toho, aké sú dôležité a náročné a kedy majú byť hotové. Ak máte podnikateľský plán a stanovené ciele, budú sa skladať z jednotlivých úloh. Na to aby ste naplnili váš plán, musíte riešiť jednotlivé úlohy, ktoré môžu byť napríklad aj také drobnosti ako napísanie článku, alebo vybavovanie emailov a preto je dôležité určiť ktoré úlohy stoja za Váš čas a ktoré nie. Ak budete napĺňať svoj plán úspešne, potom môžete povedať, že pracujete efektívne.
Pre prácu na daný deň môžete použiť jednoduchý zoznam úloh, ktoré budete mať určené napríklad deň dopredu. Vytvoriť takýto zoznam je pre každého pomerne jednoduché, ale vytváranie zoznamov úloh nemusí viesť k zvýšeniu produktivity. Takéto zoznamy často fungujú iba ako pripomienky a čas veľmi neorganizujú. Zoznamy úloh musia byť v prvom rade prioritizované, teda je potrebné ich zorganizovať na základe dôležitosti a následne vypracovať stratégiu či spôsob ich vykonania. Tu leží kľúč k produktívnej práci.
V súčasnosti existuje niekoľko metód kategorizácie a prioritizácie úloh na dosiahnutie efektívnosti práce.
ABC analýza
Toto je asi najjednoduchší spôsob určovania priorít k pracovným úlohám. Jednoducho si ku každej úlohe ktorú máte urobiť dajte písmena A,B, alebo C podľa dôležitosti úloh. A je najdôležitejšia úloha, B je stredne dôležitá a C najmenej dôležitá. Začnite s najdôležitejšími, čiže A. Ak budete mať A, prejdite na B atď. Tento systém je jednoduchý a efektívny a je úspešne využívaný nielen v podnikateľskom prostredí už po mnohé roky.
Väčšinou platí, že 80% úloh je možné vykonať v 20% času. Pri podnikaní musíte riešiť rôzne úlohy od jednoduchých až po zložité a od časovo nenáročných po časovo náročné. Kľúčom k efektivite pri podnikaní je nielen organizovanie vlastného času, ale aj prenesenie úloh na druhých ľudí.
Ďalšou efektívnou metódou pre efektívnosť práce je podobné kategorizovanie a označenie úloh na základe kritérií naliehavosti a dôležitosti ako pri ABC metóde. Ku každej úlohe môžete priradiť jednu z vlastností týchto dvoch kategórií (naliehavé/nenaliehavé a dôležité/nedôležité). Takto vám vzniknú štyri kategórie pracovných úloh.
- Naliehavé + dôležité – úlohy sú vykonané okamžite a osobne.
- Naliehavé + nedôležité – ich vykonanie je prenesené na iné osoby či organizácie.
- Nenaliehavé + dôležité – pre tieto úlohy sa stanoví dátum vykonania a sú spracované osobne.
- Nenaliehavé + nedôležité – tieto úlohy sa nemusia vykonávať, alebo môžu byť prenesené na iné osoby, alebo organizácie.
Je množstvo teoretických metód, ktoré vám povedia ako hospodáriť s časom a ako pracovať efektívne. V jednoduchosti ide o to aby ste dokázali naplniť a urobiť úlohy, ktoré sú skutočne dôležité. Urobte si zoznam vecí, ktoré chcete, alebo potrebujete urobiť a zamyslite sa nad tým či sú tieto úlohy skutočne také dôležité, či vám skutočne prinášajú nejaký výsledok.
Pravdepodobne zistíte, že skutočne dôležitých je iba 20% úloh, pretože tie vám prinesú 80% výsledkov. Sústreďte svoj čas na tieto prioritné úlohy a vždy dbajte na ich dokončenie. Týmto spôsobom dokážete pre váš biznis, alebo kariéru oveľa viac v oveľa kratšom čase.
Ako vidíte základ je analyzovať správne úlohy(pre Vás, alebo iných ľudí) a určiť priority pre každú úlohu a tie úlohy, ktoré sú podstatné urobiť ako prvé a dbať na ich dokončenie. Ľudia nie su roboti a je ťažké určiť pre každého nejaký univerzálny recept na efektívnu prácu, ale pomocou týchto veľmi jednoduchých metód môžete zvýšiť efektívnosť práce a dosahovať požadované výsledky.
|
|